استفاده از اين ابزار بسيار راحت است؛ اما گاهي اوقات موارد خاصي پيش مي‌آيد كه حتي كاربران حرفه‌اي اين نرم‌افزار را نيز دچار مشكل مي‌كند. يكي از اين موارد نيز فهرست‌نويسي براي چند فايل متني مجزا به‌صورت يكپارچه است. فرض كنيد 6 فايل متني مجزا در اختيار داريد كه هر كدام بخش‌هايي از يك كتاب را تشكيل مي‌دهند. حال مي‌خواهيد براي بخش‌هاي يك تا 6، يك فهرست ايجاد كنيد! آيا مي‌دانيد انجام اين كار نيز در نرم‌افزار Word امكان‌پذير است؟ روش انجام اين كار به شرح زير است:

1ـ ابتدا يك فايل متني جديد براي فهرست مطالب خود ايجاد كرده و آن را در كنار ديگر فايل‌هاي متني خود (به‌عنوان مثال در كنار 6 فايل ديگر مربوط به فصل‌هاي يك تا 6) ذخيره كنيد.

2ـ به تب Insert مراجعه كرده و در بخش ابزارهاي Text روي گزينه Quick Parts كليك و Field را انتخاب كنيد.

3ـ پس از نمايش پنجره فيلد، در قسمت Please choose a field، گزينه RD كه معادل عبارت Reference Document را انتخاب كنيد.

4ـ در قسمت Field properties، نام اولين بخش از فايل‌هاي متني خود را وارد كنيد (در اين مثال فصل يك همان بخش اول است كه به‌صورت Chapter1.docx وارد مي‌شود. همچنين توجه داشته باشيد كه عناوين و سرفصل‌هاي مختلف در فايل‌هاي شما مي‌بايد طبق استاندارد ذكر شده با استفاده از heading‌ها علامت‌گذاري شده باشد).

توجه: چنانچه فايل فهرست و ديگر فايل‌هاي متني شما در كنار يكديگر ذخيره نشده باشد، مي‌بايد مسير كامل قرارگيري فايل روي هارد‌ديسك را در مرحله 4 مشخص كنيد.

5‌ ـ در نهايت چنانچه فايل حاوي فهرست مطالب در كنار ديگر فايل‌هاي شما ذخيره شده است، علامت چك‌مارك كنار عبارت Path is relative to current doc را نيز فعال كرده و با كليك روي گزينه OK، تغييرات را اعمال كنيد.

6 ـ پس از طي مراحل فوق مي‌بايد كد مربوط به فيلد را در صفحه خود مشاهده كنيد. چنانچه اين كد را مشاهده نمي‌كنيد به تب Home برويد و نماد پاراگراف را انتخاب كنيد تا متون پنهان در صفحه نيز نمايش داده شوند.

7ـ مراحل 2 تا 5 را براي هريك از فايل‌هاي موردنظر خود تكرار كنيد (باتوجه به مثال فوق، تكرار اين عمليات براي ما مي‌بايد 5 بار به‌ازاي فصل‌هاي 2 تا 6 انجام شود.)

8 ـ پس از فراخواني تمام فايل‌هاي موردنظر، نشانگر ماوس را در ابتداي فايل فهرست، (قبل از اولين فيلد) قرار دهيد و با مراجعه به تب References، روي گزينه Table of Contents كليك كنيد.

9ـ يكي از فهرست‌هاي خودكار را برگزينيد و نتيجه را مشاهده كنيد.

توجه: در صورتي كه پس از انتخاب فهرست، تنها فيلدي شبيه به فيلدهاي قبلي مشاهده كرديد، فيلد فهرست را انتخاب كنيد و كليدهاي Alt + F9 را فشار دهيد تا فهرست نمايش داده شود.